Jak przetwarzamy dane osobowe przy rekrutacji do europejskich spółek z grupy Orange

W tym dokumencie znajdziesz informacje o tym, jak przetwarzamy Twoje dane osobowe i jakie prawa w związku z tym Ci przysługują.
Jeśli w tym dokumencie piszemy:

1.    Kto jest administratorem Twoich danych 

Administratorami Twoich danych jesteśmy wspólnie: Orange SA, Orange Polska S.A. i spółka z grupy Orange, do której aplikujesz. Jako administratorzy wspólnie określamy cele i sposoby przetwarzania danych, zgodnie z przepisami prawa. 
Poniżej wskazujemy, jaką rolę w procesie rekrutacji dla spółek z grupy Orange ma każdy ze współadministratorów.

2.    W jakim celu i przez jaki czas przetwarzamy Twoje dane 

Poniżej znajdziesz cele, w jakich przetwarzamy Twoje dane, czas ich przetwarzania oraz podstawę prawną:

a) przeprowadzenie rekrutacji

Dane przetwarzamy przez rok, od kiedy otrzymaliśmy Twoją aplikację. Jeśli wyrazisz zgodę – możemy używać ich rok dłużej.
Podstawą prawną z RODO dla spółki, do której aplikujesz, jest zawarcie umowy lub wykonanie obowiązku prawnego (art. 6 ust. 1 lit. c i b RODO).
Dla Orange SA i dla Orange Polska S.A. podstawą prawną jest prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

b) obrona przed roszczeniami lub dochodzenie roszczeń 

Dane przetwarzamy maksymalnie przez dwa lata, od kiedy otrzymaliśmy Twoją aplikację. 
Naszą podstawą prawną z RODO jest prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

c) wykazanie, że działamy zgodnie z prawem

Dane przetwarzamy maksymalnie przez dwa lata, od kiedy otrzymaliśmy Twoją aplikację. 
Naszą podstawą prawną z RODO jest prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

3.    Czy musisz podawać nam swoje dane

W ramach rekrutacji swoje dane podajesz dobrowolnie – nie jest to Twoim obowiązkiem. 

Prawo państwa, do którego aplikujesz, może określać, że niektóre dane są konieczne do rekrutacji. Bez nich nie będziemy mogli wziąć Twojej aplikacji pod uwagę. 
Jeśli zgadzasz się, żebyśmy przetwarzali także dodatkowe dane (których nie wymagają przepisy), załącz je w swojej aplikacji. Naszą podstawą prawną będzie Twoja zgoda.
Pamiętaj, że nie musisz podawać dodatkowych danych - nadal będziesz brać udział w rekrutacji. 

4.    Co stanie się, gdy wycofasz zgodę

Gdy przetwarzamy dane na podstawie zgody, przestaniemy to robić, jeśli ją wycofasz. Możesz to zrobić w każdej chwili. Ma to skutek na przyszłość – nie wpłynie na ocenę, czy przetwarzaliśmy Twoje dane zgodnie z prawem przed wycofaniem zgody.

5.    W jakiej sytuacji możemy przekazać dane poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)

Mołdawia znajduje się poza EOG. Dlatego jeśli aplikujesz na stanowisko w Mołdawii, potrzebujemy Twojej wyraźnej zgody, żeby przekazać tam Twoje dane.

 6. Jakie dodatkowe działania możemy zaproponować w trakcie rekrutacji

a) dodatkowe działania w celu rekrutacji

Możemy zaproponować Ci dodatkowe działania rekrutacyjne. W ich ramach możesz:

Nie musisz wykonywać tych działań - nadal będziesz uczestniczyć w rekrutacji. 
Jeśli weźmiesz w nich udział – uznamy to za Twoją zgodę (podstawa prawna). Otrzymane wyniki wykorzystamy, aby określić i ocenić Twoje kompetencje i umiejętności. 

b) ankieta satysfakcji

Możemy poprosić Cię o udział w anonimowej ankiecie, która ocenia jakość naszej rekrutacji. 
Wyniki będziemy przetwarzać przez 12 miesięcy. Podstawą prawną jest Twoja zgoda.

7. Czy możemy używać sztucznej inteligencji (AI)

Twoje dane możemy przetwarzać w systemach sztucznej inteligencji (AI). Muszą być wtedy spełnione następujące warunki:
a)    jest to niezbędne do celów, które wskazujemy w tym dokumencie,
b)    zapewniamy wszelkie zabezpieczenia Twoich praw, których wymaga prawo.

8. Czy korzystamy z Twoich danych do profilowania

Nie używamy Twoich danych, aby budować Twój profil ani aby podejmować w pełni automatyczne decyzje na Twój temat.

9. Kto będzie odbiorcą Twoich danych
 
Jako współadministratorzy możemy przekazywać Twoje dane miedzy sobą. Możemy też je przekazać: 

Twoje dane otrzyma spółka, do której aplikujesz. Dalszą rekrutacje przeprowadzi we własnym imieniu, jako odrębny administrator danych. Będzie działać zgodnie z prawem krajowym i lokalnymi przepisami.

10. Jakie uprawnienia Ci przysługują 

Jeśli złożysz do nas wniosek:

RODO określa, na czym polegają te prawa i w jakich sytuacjach Ci przysługują. Może to zależeć np. od tego, na jakiej podstawie prawnej i w jakim celu wykorzystujemy Twoje dane.

11. Kiedy możesz skorzystać z prawa do sprzeciwu

Jeśli przetwarzamy Twoje dane na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu, możesz nam zgłosić  swój sprzeciw. Gdy go rozpatrzymy, przestaniemy przetwarzać dane nim objęte. Nie zrobimy tego jednak, jeśli wykażemy, że:

12. W jaki sposób możesz skorzystać ze swoich praw

Jeśli chcesz skorzystać z Twoich praw wynikających z RODO wobec któregokolwiek ze współadministratorów, skontaktuj się z Orange Polska S.A. 
Możesz złożyć wniosek:
•    listem na adres: Orange Polska S.A., Al. Jerozolimskie 160, 02-326 Warszawa
•    e-mailem na adres inspektorochronydanych@orange.com
Aby mieć pewność, że jesteś osobą uprawnioną do złożenia wniosku, możemy prosić Cię o dodatkowe informacje. Dane te pozwolą nam Cię uwierzytelnić. 

13. Jak złożyć skargę do organów nadzorczych

Jeśli uważasz, że przetwarzamy Twoje dane niezgodnie z prawem, możesz złożyć skargę do właściwego organu. Poniżej podajemy właściwy urząd dla każdej ze spółek z grupy Orange i jego adres internetowy: 

14. Gdzie możesz znaleźć dane współadministratorów Twoich danych

Poniżej podajemy dane rejestrowe spółek, które mogą być współadministratorami Twoich danych, oraz dane kontaktowe ich inspektorów ochrony danych:

ENGLISH VERSION
 
Information clause

How We Process Personal Data During Recruitment for European Companies of the Orange Group

This document provides information on how we process your personal data and what rights you have in this regard.

If we mention:
•    us – we mean Orange SA, Orange Polska S.A., and the company from the Orange Group you are applying to,
•    you – we mean the person participating in recruitment for a European company of the Orange Group,
•    Orange Group – we mean the companies within the Orange SA capital group.

1. Who is the Data Controller?

The data controllers are jointly: Orange SA, Orange Polska S.A., and the company you are applying to. As joint controllers, we determine the purposes and means of data processing in accordance with legal regulations.

Below, we specify each controller’s role in the recruitment process:
•    Orange SA designs the joint recruitment process within the Orange Group and analyzes its operation.
•    Orange Polska S.A. builds the joint recruitment process, accepts, and manages applications.
•    The company you are applying to searches for candidates and prepares the recruitment. This includes Orange Polska S.A., Orange Belgium SA, Orange Moldova SA, Orange Romania SA, Orange Services SRL (Romania), and Orange Slovensko a.s.

2. Purpose and Duration of Data Processing

Below are the purposes, processing periods, and legal bases:

a) Conducting recruitment

•    Data is processed for one year from the date we received your application. If you give consent, we may use it for an additional year.
•    Legal basis under GDPR: for the company you are applying to, it is the conclusion of a contract or compliance with a legal obligation (art. 6(1)(b) and (c) GDPR).
•    For Orange SA and Orange Polska S.A., the legal basis is legitimate interest (art. 6(1)(f) GDPR).

b) Defending against claims or pursuing claims

•    Data is processed for up to two years from receipt of your application.
•    Legal basis: legitimate interest (art. 6(1)(f) GDPR).

c)    Proving lawful processing

•    Data is processed for up to two years from receipt of your application.
•    Legal basis: legitimate interest (art. 6(1)(f) GDPR).

3. Do You Have to Provide Your Data?

Providing your data during recruitment is voluntary – it is not mandatory.

However, national laws may specify that some data are necessary for the recruitment process. Without them, we may not consider your application.
If you agree to additional data processing (beyond legal requirements), include it in your application. The legal basis will be your consent.
Remember, you are not obliged to provide additional data – participation remains unaffected.

4. What Happens if You Withdraw Consent?

When data processing is based on consent, withdrawing it will stop the processing. You can do this at any time. This applies to future processing; it does not affect the legality of processing before withdrawal.

5. Data Transfer Outside the EEA

Moldova is outside the EEA. If you apply for a position in Moldova, we need your explicit consent to transfer your data there.

6. Additional Recruitment Actions

a) Additional recruitment activities

We may propose additional recruitment activities, such as:
•    participating in tests,
•    recording a video via HireFlix or scheduling an interview (if you send an email to recruitment.hub@orange.com),
•    using other methods to verify skills and competencies.
Participation is voluntary. If you participate, it will be considered your consent (legal basis). Results will be used to assess your skills.

b) Satisfaction survey

We may ask you to participate in an anonymous survey evaluating the recruitment process. Results are processed for 12 months based on your consent.

7. Use of Artificial Intelligence (AI)

Your data may be processed in AI systems if:
a)    it is necessary for the purposes described,
b)    we ensure all legal protections of your rights.

8. Profiling

We do not use your data to build profiles or make fully automated decisions about you.

9. Data Recipients

As joint controllers, we may share data among ourselves and with:
•    service providers or subcontractors acting under our instructions,
•    authorities if required by law.

The company you are applying to will receive your data and conduct its own recruitment process.

10. Your Rights

If you submit a request to us:
•    we will correct your data (rectification of data)
•    we will delete data that we process without a legal basis or that we have published on our online services (erasure of data)
•    we will suspend the processing or deletion of your data (restriction of processing)
•    we will explain how we process your data and provide you with a copy (access to data)
•    we will transfer your data to you or to another person you indicate (data portability).

11. Right to Object

If data is processed based on legitimate interest, you can object. We will stop processing unless we demonstrate overriding legal grounds.

12. How to Exercise Your Rights

Contact Orange Polska S.A.:
•    by mail: Orange Polska S.A., Al. Jerozolimskie 160, 02-326 Warsaw
•    by email: inspektorochronydanych@orange.com
We may request additional information to verify your identity.

13. Filing a Complaint
If you believe your data is processed unlawfully, you can file a complaint with the relevant authority:
•    Orange SA: CNIL, https://www.cnil.fr/en
•    Orange Polska S.A.: UODO, https://uodo.gov.pl/pl
•    Orange Belgium: APD / GBA, https://www.dataprotectionauthority.be/citizen
•    Orange Moldova: NCPDP, https://datepersonale.md/en/
•    Orange Romania & Orange Services: ANSPDCP, https://dataprotection.ro
•    Orange Slovensko: Úrad na ochranu osobných údajov, https://dataprotection.gov.sk/en/

14. Data of Joint Controllers

Contact details of the controllers:
•    Orange Polska S.A.: Aleje Jerozolimskie 160, Warsaw
Email: inspektorochronydanych@orange.com
•    Orange SA: Issy-les-Moulineaux, 111 quai du Président Roosevelt, France
Email: group-dpo.personal-data@orange.com
•    Orange Belgium: Avenue du Bourget 3, Brussels
Email: officer@orange.be
•    Orange Moldova: Alba-Iulia 75, Chisinau
Email: datepersonale@orange.md
•    Orange Romania: Lascar Cargariu 47-53, Bucharest
Email: dpo@orange.ro
•    Orange Services: Gara Herastrau nr 4, Bucharest
Email: ose@orange.com
•    Orange Slovensko: Metodova 8, Bratislava
Email: dpo@orange.sk