Executive Assistant

about the role

L’Assistante de direction est responsable de :

• 1. Gérer de bout en bout la programmation des réunions physiques et/ou en audio et visio  concernant les managers d'entités (ou les responsables de  départements  de ces entités) en interne comme en externe , en France et/ou à l’international en se coordonnant avec l’ensemble des contacts de l’écosystème des entités qu’elle assiste ( utilisation des outils Outlook , Teams et e Facilities  )
• 2. Manager la planification des congés et de la tenue des intérims de ses directeurs d'entités (ou de responsables de départements) (utilisation des outils Outlook et Teams)
• 3. Gérer de bout en bout le volet logistique des déplacements y compris lers notes de frais de ses directeurs d'entités (ou des responsables de départements de ces entités) (utilisation de l’outil ONEO)
• 4. Piloter de bout en bout les arrivées et les départs des collaborateurs des départements des entités sur les aspects outils et annuaire (utilisation des outils DMI et fiches annuaire)
• 5. Gérer les volets administratifs et financiers des commandes (ressources externes et/ou matériels) des directions (utilisation des outils External Workers, O Fusion, PCS /DPU (demande paiement urgent), Web Fournisseurs )
• 6. Se synchroniser au fil de l’eau et de façon formalisée   avec ses directeurs d'entités (et ses responsables de département) (via Teams )
• 7. Contribuer au partage d'expérience avec les autres assistantes d’Orange à travers la communauté des assistantes déjà en place ou au partage de méthodes entre assistantes d’entités ayant le même cœur de métier (Teams , Plazza Assistantes)