Gestionnaire ADV F/H

about the role

Le/la Gestionnaire ADV travaille au sein du service ADV qui est rattaché à la Direction business, intégré
au service contract management.

Vos missions
• Vérifier que les nouveaux dossiers de commandes émis par le service commercial sont complets
et conformes aux exigences (Bon de commande client, Notification, CCAP, CCTP, conditions de
facturation STD ou STDM…) en fonction des éléments de la procédure et de l’instruction WCO
et procéder soit à leur validation dans le CRM Dynamics, soit à leur saisie dans le fichier des
commandes en attente et demande d’informations complémentaires auprès du service
commercial.
• Le cas échéant, créer les nouveaux comptes clients dans l’ERP Sage X3 pour générer une
nouvelle référence de compte.
• Contrôler que le contenu des projets qui transitent par l’interface CRM/ERP est conforme à la
commande et aux exigences (notamment conditions de facturation STD ou STDM).
• Affecter les nouveaux projets aux Directeurs de Projets (DDP) concernés en fonction du produit
saisi dans le projet (affaire) : création / validation du détail, modification du statut (Budget/étude à commande en cours), si STDM = saisir les jalons prévisionnels de facturation,
valider la tâche ADV afin que ceux-ci soient transmis au DDP, création du/des contrat(s) associé(s) grâce à la/aux ligne(s) article(s) de maintenance présente(s) dans la commande, transmission des dossiers dématérialisés aux DDP par l’intermédiaire de la création d’un nouveau dossier dédié sur le répertoire « CLIENTS ».
• S’assurer régulièrement, grâce aux tableaux de bord, qu’il ne reste pas de dossiers non affectés
aux DDP.
• Facturer les commandes clients en adéquation avec les bordereaux d’intervention émis par le
service projets, dûment validés par les clients.
• Gestion au quotidien, suivi et facturation des contrats de maintenance logicielle, d’hébergement et d’infogérance des clients (en direct ou via nos partenaires) : rédaction et envoi des nouveaux contrats, nouvelles propositions de maintenance/abonnement, reconductions de maintenance/abonnement en fonction des échéances prévues ; lecture, analyse, préparation,
envoi des réponses aux marchés de maintenance, suivi administratif, synthèse et mise en évidence des éléments dérogatoires aux conditions Enovacom pour le bon suivi de la maintenance, relances clients, gestion des Black-List, Support Premium, etc. 

• Prise en charge, analyse et gestion de demandes clients spécifiques nécessitant une intervention d’un point de vue juridique afin de trouver un consensus entre les clauses initiales du contrat client

• Editer, enregistrer et assurer le suivi des factures.